Standard Software oder Low Code?
In diesem Artikel erfahren Sie, warum wir von einem Standard CRM-System zu einer eigenen Implementierung auf der Ninox Low Code Plattform gewechselt sind. Das Beispiel unserer Plan- und Budgetbuchungen zeigt, wie wir besondere Anforderungen realisieren konnten.
Als wir im Jahr 2012 mit der Vermietung unseres Ferienhauses auf Mallorca begonnen haben, habe ich Zoho CRM an unsere Bedürfnisse angepasst und seitdem die Vermietung und Abwicklung der Buchungen damit organisiert. Im Jahr 2014 kam dann noch unser Rustico in Italien dazu.
Im Jahr 2015 haben wir mit Coworking4You einen weiteren Geschäftsbereich eröffnet. Mit der Entwicklung zu einem Coworking Franchise-Angebot im Jahr 2020 und der Erweiterung auf digitale Communities im Jahr 2021 rückte dann auch der Vertrieb und die Betreuung unserer Softwarekunden mit in den Fokus.
D.h. unser CRM wurde komplexer und zusätzliche Anforderungen konnten teilweise nicht mehr im System abgebildet werden. Excel hat hier zwar geholfen, aber natürlich auch zu mehr Aufwand für die Erfassung und Pflege der Daten geführt.
Ende 2014 lief der Mietvertrag für unser Bürogebäude mit einem gewerblichen Mieter aus und nach unserer Entscheidung das Gebäude selber für unseren Coworking Space zu nutzen, haben wir es mit der Roggio AB GmbH angemietet. Die monatliche Miete erzeugte Kosten, die gleichzeitig zu Erlösen für das Gebäude führten.
Unsere Finca hatten wir ebenfalls mit einer spanischen Tochter-Gesellschaft in Mallorca erworben. Die Vermietung erledigte unsere GmbH in Deutschland. Die Mieteinnahmen wurden nach Abzug einer angemessen Agenturprovision and die spanische Gesellschaft weitergeleitet.
Last no least arbeiteten wir selber für unsere Gesellschaft(en) und werden hierfür entlohnt.
Den Erfolg unseres Business konnten wir natürlich nicht an den Umsätzen messen, die zwischen unseren Geschäftsbereichen gemacht wurden. Zusammen mit unserer privaten Buchhaltung war der Gesamterfolg nur an den externen Kosten und Erlösen messbar. Hierfür haben wir leider nie ein Standard-Buchhaltungsystem gefunden und mussten diese separat überwachen.
Im November 2022 bin ich dann auf eine Low Code Plattform aus Berlin aufmerksam geworden. Nach ersten Tests und einer probeweisen Übernahme aller Daten aus dem bestehenden CRM System kam ich sehr schnell zu dem Ergebnis, dass ein Wechsel zum Jahresbeginn 2023 zu einem integrierten CRM/ERP System möglich scheint. Diese Tests habe ich mit der kostenfreien, lokalen Version für Chromebooks durchgeführt.
Am 28. November habe ich dann eine Lizenz für einen 30-tägigen Test der Cloud Version gebucht und mich an die Arbeit gemacht. Pünktlich zum Jahreswechsel hatte ich nicht nur alle für mich wichtigen Funktionen des alten CRM implementiert. Gleichzeitig konnte ich den Verkaufsprozess für Angebote, Aufträge und Rechnungen vereinfachen. Auch die Aufgabenbearbeitung für den Verkauf, sowie für die Kundenbetreung (Hotline) konnte ich gegenüber der vorherigen Lösung optimieren.
Der wichtigste Schritt war aber die Implementierung einer mandantenfähigen Buchhaltung, die nicht nur die täglichen Belege verarbeiten kann. In einigen Geschäftsbereich haben wir regelmäßige, monatliche Einnahmen und Ausgaben. Auch bei der Ferienhausvermietung kennen wir bei einer Buchung auch die genauen Zahlungstermine in der Zukunft.
Aus diesem Grund haben wir neben den täglichen IST-Buchungen auch eine weitere Kategorie von PLAN-Buchungen implementiert. Ergänzt wurde das System dann noch um Budget-Buchungen. Wir kennen z.B. unsere jährlichen Aufwendungen im Bereich der Rechts- und Beratungskosten. Hier kennen wir aber nicht die Termine, wann diese jeweils berechnet werden. Budget-Buchungen bilden die geschätzte Zukunft auf Jahres-, Quartals- oder Monatsbasis ab. Die konkreten Ein- oder Ausgaben bilden dann nicht nur die Realität ab, sie schmelzen gleichzeitig auch das Budget ab und protokollieren alle konkreten Ein- und Ausgaben für das geplante Budget.
Der Screenshot zeigt einen Plan-Beleg mit ersten konkreten Ausgaben im Jahr 2023.
Nach Abzug der bisherigen Ausgaben wurde das Rest-Budget automatisch auf 6.918,20 € abgeschmolzen.
Sie möchten mehr über unsere Implementierung erfahren? Sie sind interessiert das Template unserer Implentierung für Ihr Unternehmen zu nutzen? Dann sprechen Sie uns bitte an.
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